Extermina a los clásicos distractores en las juntas
Todos han lidiado con juntas que se salen de control, sin embargo, ¿cuántos han recuperado las riendas? La experta de Trabajando.com explica cómo lograrlo.
¡Es tiempo de tomar el control! Las juntas de trabajo, cuando son bien organizadas, son una excelente alternativa para llevar control y registro de las actividades de tu grupo de trabajo. Asimismo, son grandes aliadas en la creación y toma de decisiones para nuevos proyectos, en realidad, son necesarias. Pero… ¿qué sucede cuando éstas son todo un desastre?
De acuerdo con algunos estudios, una compañía promedio realiza cerca de 61 juntas mensuales, de las cuales, sólo el 50% del tiempo invertido es aprovechado. El resultado: 31 horas perdidas al mes, malos entendidos, interrupción de objetivos, baja productividad y metas individuales no alcanzadas. Si bien la mayoría de las reuniones son atrasadas por mala organización, falta de claridad en los temas, malos horarios para atenderlas, entre otros; también es importante tomar en cuenta a tu gente.
Interrupciones… ¡Liquídalas!
La participación en grupo es totalmente efectiva, incentiva la creatividad y la innovación, así como la participación y comunicación en tu equipo de trabajo. Sin embargo, participar es muy diferente a interrumpir. ¿Cuántas veces has lidiado con gente que lejos de incentivar la innovación y agregar valor se convierte en un retraso?
Al respecto, Margarita Chico, directora y fundadora del PortalTrabajando.com, asegura que estas interrupciones pueden prevenirse. "La organización es fundamental. Una junta sin planificar suele tender a alargarse o a desviar el enfoque inicial (…) es clásico lidiar con aquél que toma la palabra para tocar sus intereses o temas personales, sin embargo, si hay una delimitación, es muy difícil que se pierda el piso o el control de alguien". A continuación, algunas recomendaciones:
Convoca con anticipación
Es importante, a excepción de urgencias, convocar a las reuniones con anticipación. De esta forma evitarás que las personas estén pensando en algún pendiente o tema que tenía programado. Se recomienda que se avise con uno o dos días antes.
Envía una agenda
Recuerda que tú eres el líder y que debes tomar el control desde un inicio. En cuanto realices la convocatoria de la reunión es importante que mandes una agenda de los temas y los puntos que se van a tratar durante su duración.
Delimita tiempo
También asegúrate de que en la convocatoria especifiques el horario, no sólo de inicio sino también de su final, ellos así sabrán que el tiempo está delimitado y pensarán mejor en su participación.
Prepara la reunión
Es importante que prepares los temas que quieres tratar, realiza anotaciones e incentiva a tu equipo de trabajo para que también lo hagan. "Cuando no se sabe de qué se va a tratar la reunión o si no se preparó bien el tema, se tiende a llevar una conversación inútil, hay que ser concretos y tratar lo pactado", comenta Chico.
Ameniza
Sin caer en una conversación formal, es importante que amenices las juntas, asegúrate de que sean participativas y de agilizar el tiempo. Cuando una junta cae en la redundancia y el aburrimiento, es probable que se salga de control o que se discutan temas no pactados.
Actúa como moderador
¡Tienes que ejercer tu autoridad! No quiere decir que impongas o que grites, sin embargo, es importante que funjas como moderador, si alguno está diciendo algo que no tiene qué ver con el tema, si alguno se está distrayendo o si la plática es banal, es importante que lo detengas.
También debes cuidar los tiempos y los temas, asegúrate que ellos lo entiendan.
La minuta
Al azar, esto es una gran estrategia para que pongan atención, nombra a un encargado de realizar la minuta con los temas y tiempos pactados para que todos tengan la información adecuada. Es importante que se realice en todas las juntas.
Frases que te ayudarán a lidiar con los distractores
• ¡Ya nos estamos desviando del tema y tenemos programado que termine la junta a las 11, hay que enfocarnos en la agenda!
• Perfecto… ¿pero cuál es el punto?
• Me parece que es un tema muy importante, pero no es parte de la agenda, hay que apuntarlo como pendiente.
• Con gusto lo platicamos terminando la reunión, porque tenemos el tiempo limitado y sería mejor platicarlo al final.
• No podemos perder el foco de la reunión, hay que continuar con el tema.
• Si nos sobra tiempo, lo tratamos o podemos verlo en otra ocasión.
¿Cuál es la estrategia que utilizas para captar la atención de tu equipo de trabajo?
Para saber más:
6 hábitos de liderazgo para las juntas de trabajo
Cuándo, dónde y el mejor horario para hacer una junta
Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos en las juntas
Saludos
Rodrigo González Fernández
Diplomado en "Responsabilidad Social Empresarial" de la ONU
Diplomado en "Gestión del Conocimiento" de la ONU
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